Как да запазите контрола върху HR данните при работа с AI

Когато свържете AI инструмент като ChatGPT с HR Omni, компанията запазва решението кои интеграции да използва, а всеки човек запазва собствените си роли и права. Личните данни на служителите се подчиняват на същите правила за достъп, които важат в HR Omni, без да се създава нов начин за достъп до тях.

AI инструментът действа от името на потребителя, който е влязъл със своя HR Omni акаунт, и не получава отделен фирмен профил. Компанията избира интеграцията, а потребителят избира дали и как да свърже своя акаунт.

Получава ли AI инструментът отделен достъп

Не. AI инструментът няма собствен потребител в компанията и не получава общ достъп до всички HR данни.

Когато човек зададе въпрос или поиска действие, асистентът изпраща заявката от името на неговия HR Omni акаунт. Системата вижда кой е потребителят, в коя компания работи и какви роли има там. Ако същият човек не може да види или промени нещо директно в HR Omni, AI също не може да го направи вместо него. Това са същите правила за контрол на достъпа, които компанията вече е настроила в платформата.

Кой решава дали връзката да бъде активирана

Компанията запазва избора кои връзки да използва. Интеграциите са изключени по подразбиране, а HR Omni предлага само AI инструменти, които е прегледало и поддържа.

След това упълномощен фирмен администратор трябва да направи две отделни неща:

1. Да прегледа и одобри декларацията, която описва какви категории информация и видове действия могат да бъдат достъпни.
2. Да активира конкретната интеграция за компанията.

Одобряването на декларацията не включва автоматично интеграцията. Активирането на един AI инструмент не включва друг. Компанията избира всяка връзка поотделно.

Какво избира отделният потребител

След фирменото активиране никой не получава автоматичен личен достъп. Всеки потребител влиза със своя HR Omni акаунт, включително чрез фирмен вход с Google или Microsoft, когато е наличен, и преглежда какво асистентът иска да използва.

Потребителят може да разреши връзката, да откаже или по-късно да промени предоставения достъп. Това решение само определя кои от вече достъпните за него възможности могат да бъдат използвани през AI.

Например човек може да разреши работа със заявления за отпуск. Това не му дава право да управлява отпуските на други служители, ако неговата роля в HR Omni не го позволява.

Какво се проверява при всяка заявка

Връзката не се одобрява веднъж завинаги за всякакви данни и действия. При всяка заявка HR Omni отново проверява дали тя е позволена.

Проверката включва:

1. Дали потребителят е разрешил този вид информация или действие за AI инструмента.
2. Дали конкретната интеграция е активна за компанията.
3. Дали потребителят все още има достъп до компанията.
4. Дали неговата роля позволява исканото действие или информация.
5. Дали необходимият модул е включен.
6. Дали фирмените настройки и правилата за конкретната задача позволяват изпълнението.

Едва след тези проверки HR Omni предоставя информация или изпълнява действие. AI не може да прескочи отказ, защото заявката идва през разговор вместо през интерфейса на платформата.

Пример със заявление за отпуск през AI

Представете си, че служител поиска през ChatGPT да бъде подадено заявление за отпуск. Самото свързване на акаунта не е достатъчно, за да бъде заявлението създадено.

HR Omni проверява кой е потребителят, за коя компания е заявката, дали необходимият достъп е предоставен, дали Управление на отпуски е включено и дали приложимите правила позволяват заявлението. При успешно изпълнение действието се записва в същия процес, който се използва и при директна работа с HR Omni.

Практически примери за това какво може да се направи в разговора има в статията Как да използвате AI за ежедневни HR задачи.

Какво се случва с личните данни, изпратени към AI

Проверките на HR Omni определят каква информация може да бъде споделена с AI инструмента. След това нейното обработване зависи от плана, настройките, условията и политиките на съответния доставчик. При ChatGPT това са планът, настройките и условията на OpenAI.

Затова преди активиране компанията трябва да прегледа не само декларацията в HR Omni, но и условията на избрания AI инструмент. HR данните често съдържат лични данни на служители, така че прегледът е част от обичайната оценка на компанията за защита на личните данни и съответствие с GDPR. Тя решава дали използването на инструмента е подходящо за нейните данни и вътрешни правила.

Деактивирането на интеграцията спира бъдещия достъп през нея. То не изтрива автоматично информация, която доставчикът на AI вече е получил. Повече подробности са описани в политиката за поверителност.

Как се прекратява достъпът

Фирменият администратор и отделният потребител могат да спрат различни части от връзката.

• Администраторът може да деактивира интеграцията за цялата компания. След това през нея не могат да се правят нови заявки към фирмените данни.
• Потребителят може да прекрати собственото си разрешение от „Настройки на акаунта“ > „Сесии“ в HR Omni. Асистентът ще трябва да поиска ново свързване, преди отново да действа от негово име.

Деактивирането на фирмената интеграция не означава непременно, че всяко лично разрешение е изтрито. Ако интеграцията бъде включена отново, съществуващо разрешение може да продължи да бъде валидно. Затова фирменото изключване и личното прекратяване трябва да се разглеждат като отделни действия.

Какво означават OAuth и MCP

Не е необходимо администраторите и служителите да познават тези технологии, за да вземат решение за достъпа. Те описват как системите се свързват.

OAuth е общоприет стандарт за сигурно свързване на акаунт. Чрез него потребителят влиза в HR Omni и преглежда какво разрешава на AI инструмента. Паролата за HR Omni не се предоставя на този инструмент.

Model Context Protocol или MCP е стандартът, чрез който MCP сървърът на HR Omni описва поддържаните данни и действия по начин, който AI инструментът може да използва. Той помага на модела да разбере структурата на достъпната информация, но не му дава право да заобикаля останалите проверки.

Ако искате да научите повече за принципа зад тези проверки, прочетете статията за контрола на достъпа и ролята му при защитата на данните.

Как да направите информиран избор

Когато избирате AI интеграция за компанията, няколко практични въпроса помагат да я използвате по начин, който отговаря на вътрешната ви организация:

• Поддържа ли HR Omni избрания инструмент?
• Каква информация и какви действия описва декларацията за споделяне?
• Кои служители трябва да могат да свързват своите акаунти?
• Подходящи ли са планът, настройките и условията на AI доставчика за фирмените данни?
• Обхваща ли вътрешната ви оценка за защита на личните данни използването на AI с HR информация?
• Знаят ли потребителите как да преглеждат и прекратяват своя достъп?
• Има ли вътрешни правила за използване на лични или фирмено управлявани AI акаунти?

След този преглед можете да разгледате наличните интеграции или да се свържете с екипа за поддръжка при въпроси за настройването от страна на HR Omni.